Maskinudlejning med GPS: Overblik, faktisk forbrug og fakturagrundlag

Af Jonas Brockdorff, grundlægger af Nemtrack · Opdateret 16. oktober 2026

Maskinudlejning bliver hurtigt uoverskuelig, når det er uklart, hvad der står ledigt, hvor maskinerne er, hvornår de kommer retur, og hvad kunden faktisk har brugt. Med udlejning i Nemtrack kan I samle lejemål, flådekort, status og fakturagrundlag i samme platform.

Se status på materiellet, før I lover det væk

Et udlejningssystem skal først og fremmest gøre det tydeligt, hvad der kan udlejes. Nemtrack viser materiellet på et flådekort og med status, så I kan se, om en enhed er ledig, udlejet eller skal til service.

Det giver et bedre grundlag, når en kunde ringer. I behøver ikke starte med at ringe til pladsen eller slå op i et separat ark. Se status, find den relevante enhed og opret lejemålet med den kunde og periode, der passer til aftalen.

Afregn efter den prismodel, I bruger

Alle udlejninger afregnes ikke på samme måde. En lille maskine kan have en fast pris, mens større materiel afregnes pr. dag, driftstime eller kilometer. Nemtrack understøtter prismodeller pr. dag, time, kilometer, motortime eller fast pris.

Når lejemålet afsluttes, regner Nemtrack prisen ud fra den valgte prismodel. Dag- og timepris følger lejeperioden, mens kilometer og motortimer måles for perioden, enten med GPS eller ud fra målerstanden på maskiner uden tracker. Det gør det lettere at forklare en faktura og følge op, hvis der opstår spørgsmål om brugen.

GPS er især værdifuldt på materiel, hvor driftstimer eller placering betyder noget. Trackere på maskiner med strøm kan give data om position og brug, mens batteridrevet GPS-sporing af udstyr kan passe til trailere og materiel uden strøm.

Undgå, at den samme maskine lejes ud to gange

En dobbeltbooking er sjældent bare en fejl i kalenderen. Den kan betyde en kunde, der står og mangler en maskine, en ekstra transport og et tabt salg. I Nemtrack kan en maskine ikke bookes to gange. Når I opretter et lejemål, viser listen kun de maskiner, der er ledige i perioden, og kalenderen viser fx, hvor mange minigravere der er ledige på en given dag.

Lad kunden booke på jeres egen hjemmeside

Mange lejere vil hellere booke selv end ringe. Med booking på jeres hjemmeside vælger kunden maskine og dage, ser om der er ledigt, ser prisen og booker. Bookingen lander direkte i Nemtrack. Vil I se bookingen igennem først, kan den sættes til godkendelse, så maskinen holdes til jer i op til 48 timer. Kunden ser kun maskintypen eller det navn, I har givet den, aldrig nummerplade eller placering.

Udlevering og retur med dokumentation

Ved udlevering skriver I maskinens stand, tager billeder med telefonen, noterer målerstanden og lader kunden skrive under på skærmen. Ved retur gør I det samme og tjekker, at tilbehøret er med. Er der skader, laver I en skadesrapport med billeder. Så er det dokumenteret, hvad der blev udleveret, hvis kunden senere har spørgsmål.

Fra lejemål til faktura

Når maskinen kommer retur og lejemålet afsluttes, måles kilometer og motortimer for perioden, og Nemtrack opretter fakturaen med det samme. Fakturaen sendes som PDF på mail til kunden, og en kreditnota kan laves, hvis noget skal rettes.

Har I et regnskabsprogram, kan fakturaen sendes videre dertil til bogføring. Nemtrack har integrationer til e-conomic, Business Central, Uniconta, Billy og Dinero. Uden regnskabsprogram kan I stadig lave, sende og hente fakturaerne som PDF.

Udlejning og flåde i samme system, men hver for sig

Flådestyring og udlejning løser forskellige opgaver. Flådestyring giver det løbende overblik over positioner, historik, kørebog og service. Udlejningsmodulet giver jer arbejdsgangen omkring lejemål, status og afregning.

De kan bruge de samme enhedsdata, men skal ses som to selvstændige dele af den daglige drift. Det er netop derfor, I både kan følge materiellet, mens det er ude, og behandle lejemålet ordentligt, når det afsluttes.

Se udlejningsmodulet og maskinudlejere for en gennemgang af lejemål, prismodeller og fakturagrundlag i Nemtrack.

Se det i Nemtrack

Jonas fra Nemtrack gennemgår udlejningsmodulet: kalenderen med ledige og udlejede maskiner, lejemål med pris pr. dag, ordrebekræftelse og lejekontrakt, online booking fra jeres hjemmeside, faktura til regnskabet og rapporter over omsætning og udnyttelse. Optaget i Nemtracks demokonto.

Spring til et kapitel (11)

1. 0:00Kalender: plan og tilgængelighed
2. 0:30Overblik: omsætning, flådekort og returneringer
3. 1:00Opret et lejemål med periode og pris
4. 1:45Forlæng et lejemål
5. 2:15Aktive lejemål og påløbet beløb
6. 2:45Ordrebekræftelse og lejekontrakt
7. 3:00Materiel og maskinpas
8. 3:45Online booking fra jeres hjemmeside
9. 4:45Fakturaer
10. 5:00Integration til regnskab
11. 5:15Udlejningsrapporter

Se den på YouTube