Kørebog
Elektronisk kørebog: Fordele for virksomheden
Af Jonas Brockdorff, grundlægger af Nemtrack · Opdateret
Får jeres medarbejdere skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel i egen bil, skal kørslen kunne dokumenteres. Kører de i firmabil, bruges kørebogen til at holde erhverv og privat adskilt. I begge tilfælde er en kørebog en central del af bogføringen. Spørgsmålet er ikke, om I skal føre den, men om den skal føres manuelt eller automatisk.
Hvad skal en kørebog typisk indeholde?
Uanset om den føres på papir, i Excel eller elektronisk, skal en kørebog normalt kunne dokumentere:
- Dato for kørslen
- Start- og slutdestination
- Om turen er erhverv eller privat, og hvad formålet var
- Antal kørte kilometer
Skattestyrelsen gennemgår, hvad arbejdsgiveren skal kontrollere, i vejledningen om dokumentation og kontrol af kørselsgodtgørelse. De præcise krav afhænger af jeres konkrete situation, så tal med jeres revisor, hvis I er i tvivl om, hvad der gælder for netop jer.
Problemet med manuel kørebogsføring
De fleste, der har prøvet at føre kørebog manuelt, kender problemet: det bliver udskudt, glemt, eller udfyldt upræcist i bagklogskab flere dage senere. Det skaber to risici: mangelfuld dokumentation og tidsspilde for medarbejdere og bogholderi.
Og det er ikke en lille detalje. Ved en kontrol er det virksomheden, der skal kunne dokumentere kørslen. Er kørebogen mangelfuld, risikerer en ellers skattefri kørselsgodtgørelse at blive gjort skattepligtig. Det er en dyr konsekvens af et regneark, der ikke blev holdt ved lige.
Hvad gør en elektronisk kørebog anderledes?
En elektronisk kørebog, der er koblet til GPS-sporing, registrerer turene automatisk, i takt med at de køres. Der er intet at huske eller skrive ned bagefter. Data ligger der allerede, og der skal kun sættes erhverv eller privat på turen og eventuelt et formål eller en note.
Fordelene er:
- Præcision. Kørslen registreres, som den faktisk sker, ikke som den huskes bagefter.
- Tidsbesparelse. Ingen manuel indtastning for hverken chauffør eller bogholderi.
- Overblik. Historik med ruter og tidspunkter er tilgængelig, når der skal dokumenteres.
- Eksport. Data kan trækkes ud som rapport, når det skal bruges.
Papir, Excel eller elektronisk: kort sammenlignet
| Sammenligning | Papir/Excel | Elektronisk kørebog |
|---|---|---|
| Registrering | Manuel, bagefter | Automatisk, mens der køres |
| Risiko for fejl | Høj | Lav |
| Tidsforbrug | Løbende | Stort set ingen |
| Dokumentation | Afhænger af disciplin | Ligger klar |
En detalje mange overser: skiftende arbejdssteder
Kører jeres medarbejdere til mange forskellige adresser, spiller Skattestyrelsens 60-dages-regel ind i, hvornår kørslen er erhvervsmæssig. Den er stort set umulig at følge manuelt. I Nemtrack tælles dagene automatisk ud fra turene, så I kan se, hvem der nærmer sig 60 dage ved samme arbejdsplads. Læs mere i vores guide til 60-dages-reglen ved skiftende arbejdssteder.
Hvordan fungerer det i Nemtrack?
Nemtracks kørebogsløsning registrerer automatisk hver tur ud fra GPS-data fra trackeren i køretøjet. Medarbejderen swiper turen til højre for erhverv og til venstre for privat, også for ture op til 12 måneder tilbage. I kan også sætte en regel for dage og klokkeslæt, så turene i arbejdstiden bliver erhverv af sig selv. Samtidig tæller Nemtrack 60-dages-reglen ud fra turene og regner godtgørelsen med statens takster for kørselsgodtgørelse. Resten samles i en rapport, der er klar til at blive brugt i bogføringen. Vil I helt undgå montering, kan I bruge en GPS-tracker til OBD-stikket, som I bare sætter i. Ellers monteres Nemtrack Fleet fast i køretøjet.
Vil I kende de aktuelle satser, så læs om kørselsgodtgørelse i 2026. Eller se, hvad det koster at komme i gang, på prissiden.
Ofte stillede spørgsmål
- Er en elektronisk kørebog godkendt af Skat?
- Skat stiller krav til, hvad dokumentationen indeholder, men ikke til, om den føres på papir eller elektronisk. En elektronisk kørebog, der registrerer dato, destinationer, formål og kilometer, opfylder typisk kravene, men tjek altid det konkrete med jeres revisor eller på skat.dk.
- Skal medarbejderen selv gøre noget hver dag?
- Turene registreres automatisk via GPS. Medarbejderen swiper turen til højre for erhverv og til venstre for privat i appen, eller en fast regel for arbejdstiden sætter det. Formål og note kan tilføjes, men adresser og kilometer skal ikke skrives ned.
- Kan man rette en tur bagefter?
- Ja. I kan gennemgå turene og justere erhverv/privat, før rapporten trækkes. Selve ruten og kilometerne ligger fast fra GPS-registreringen.
- Hvad er forskellen på en kørebog og et rejseblad?
- I Nemtrack er rejsebladet en rapport over kørebogen. Det bruger kørebogens egen opdeling i erhverv og privat og viser adresser, formål, note og godtgørelse pr. tur. Vil I have opdelingen sat automatisk, vælger I selv en regel for dage og klokkeslæt, fx hverdage 7–17, og kan altid rette den enkelte tur bagefter.
Læs også
Kørebog
GPS-tracker til firmabil med elektronisk kørebog
En GPS-tracker i firmabilen kan føre kørebogen for jer. Se hvad den skal registrere, hvilken tracker der passer, og hvad det koster hos Nemtrack.
Kørebog
Kørsel til skiftende arbejdssteder: Sådan virker 60-dages-reglen
Kører medarbejderne til skiftende arbejdspladser? Se hvordan 60-dages-reglen afgør, om kørslen er erhvervsmæssig, med eksempel og råd til dokumentation.
Kørebog
Kørselsgodtgørelse i 2026: Satser og krav til dokumentation
Se de gældende satser for skattefri kørselsgodtgørelse i 2026, hvad dokumentationen skal indeholde, og de fejl der oftest gør udbetalingen skattepligtig.