Projektstyring & udlejning
Projektstyring med tilbud, timer og faktura
Send et tilbud, gør det til et projekt, når kunden har sagt ja, og følg arbejdet fra planlægning til faktura. Projektet samler kunde, opgaver, tid og materialer, og fakturaen laves og sendes direkte fra Nemtrack, med eller uden regnskabsprogram.
Projektstyring er til jer, der laver arbejde ude hos kunderne, fx VVS, el, tømrer, service og installation. I starter med tilbuddet, planlægger opgaverne og fordeler dem på montørerne, som har det hele på telefonen. Kontoret godkender tiden og fakturerer, så intet arbejde går tabt mellem montøren, kontoret og regnskabet.
Fra tilbud til faktura
Projektstyring samler forløbet fra første tilbud til betalt faktura. Tilbuddet sendes som PDF med et link, og kunden accepterer eller afviser direkte fra mailen uden at logge ind. Accepten gemmes med navn og tidspunkt. Bagefter bliver tilbuddet til et projekt med pris og materialer, så intet skal tastes igen. På arbejdsgangen kan I se, hvad der er tilbud, hvad der er i gang, og hvad der er klar til faktura.
Faktura og kreditnota direkte i Nemtrack
Når en opgave er afsluttet, laver I fakturaen direkte fra den, og flere opgaver kan samles på én faktura. Nemtrack giver fakturaen sit eget nummer og sender den som PDF på mail til kunden. Har I et regnskabsprogram, kan fakturaen også sendes videre dertil, men det er ikke et krav. Skal en faktura rettes, laver I en kreditnota på hele eller en del af den. Kun godkendt tid kommer med, og en opgave faktureres kun én gang.
Planlægning af montørerne
Dagsplanen viser alle opgaver på tværs af projekterne: i dag, de næste 7 dage og bemandingen pr. montør, med en advarsel når en montør har for mange timer på en dag. Nemtrack kan foreslå en fordeling af dagens opgaver med rækkefølge og køretid, og intet ændres, før I selv siger ja til forslaget. Faste serviceaftaler kan sættes op, så opgaven oprettes igen af sig selv hver periode.
Virker også uden trackere
Projektstyring kræver ikke GPS-trackere. Montøren registrerer tiden i appen, og tilbud, opgaver, planlægning, fakturering og økonomi virker som normalt. Har I trackere i bilerne, får I GPS-tid i projektets zone, motortimer på maskinerne, kørsel på fakturagrundlaget og mulighed for at finde den montør, der er tættest på adressen. Trackere og abonnement pr. enhed kommer i så fald oveni.
Eksempel
En kunde siger ja til et tilbud. Det bliver til et projekt, opgaven lægges på en montør, og montøren registrerer tid og materialer på telefonen. Når opgaven er afsluttet, godkender kontoret tiden og sender fakturaen direkte fra Nemtrack.
Det kan I
- Tilbud som PDF med link til kunden, uden login
- Tilbud bliver til projekt med pris og materialer
- Opgaver med tjekliste, fotos og kundens underskrift i montørappen
- Planlægning pr. dag og uge med advarsel ved overbooking
- Serviceaftaler, hvor opgaven oprettes igen af sig selv
- Materialekatalog med salgs- og kostpris, og leverandørfaktura i PDF som kostpris
- Kundekartotek med CVR-opslag og import fra Excel eller CSV
- Faktura og kreditnota direkte i Nemtrack, med eller uden regnskabsprogram
- Dækningsbidrag pr. opgave, projekt og kunde
- Med tracker: GPS-tid i projektets zone og nærmeste montør
Til iPhone og Android
Også i mobilen
Opret sager, hold øje med opgaver og se, hvad der kræver opmærksomhed. Det hele er tilgængeligt, mens arbejdet foregår.
Også til iPad. Log ind med jeres Nemtrack-konto.
Spørgsmål om projektstyring
Kan et tilbud blive til et projekt?
Ja. Når kunden har accepteret, oprettes projektet ud fra tilbuddet.
Skal kunden logge ind for at acceptere?
Nej. Kunden får tilbuddet som PDF med et link og svarer direkte fra mailen. Navn og tidspunkt gemmes.
Skal vi have et regnskabsprogram?
Nej. Fakturaen laves og sendes fra Nemtrack. Har I et regnskabsprogram, kan den sendes videre til bogføring.
Kan vi bruge Projektstyring uden trackere?
Ja. Trackerne lægger kun GPS-tid i zonen, nærmeste montør og kørsel på fakturagrundlaget oveni.
Hvad koster Projektstyring?
Projektstyring er en del af Nemstyring, som koster 39 kr./md. pr. bruger ekskl. moms. Vil I have GPS-delen, kommer trackere og abonnement pr. enhed oveni.